Hyresvärden vill ha mitt pass – är det normalt i Spanien?

Kunskapsbank, Trygg uthyrning, Spanien

Du har bokat ett boende i Spanien och får plötsligt frågan om passuppgifter. Kanske vill uthyraren till och med att du skickar en bild på hela passet. Det kan kännas märkligt – särskilt om ni bara har haft kontakt på nätet.

Det korta svaret är att det är helt normalt att ett boende behöver identifiera sina gäster. Men att lämna de uppgifter som krävs för gästregistreringen är inte samma sak som att skicka en kopia av hela passet.

VARFÖR VILL BOENDET HA DINA UPPGIFTER?

Spanien har regler för registrering av personer som bor på hotell, turistboenden och andra typer av betalda boenden.

Real Decreto 933/2021 omfattar verksamheter som erbjuder övernattning mot betalning, oavsett om uthyrningen bedrivs professionellt eller inte. Den som ansvarar för boendet kan därför behöva samla in uppgifter om gästerna och rapportera dem till myndigheterna.

I dag sker rapporteringen genom Ministerio del Interiors system SES.HOSPEDAJES.

Det handlar bland annat om uppgifter som namn, efternamn, typ och nummer på identitetshandlingen, nationalitet, födelsedatum och vissa kontakt- och adressuppgifter. Exakt vilka uppgifter som ska hanteras kan skilja sig beroende på hur uthyrningen bedrivs.

Det finns också särskilda regler för minderåriga. Gäster över 14 år ska själva omfattas av incheckningsregistreringen, medan uppgifter för barn under 14 år lämnas av den vuxna personen som reser tillsammans med dem.

Så om en seriös uthyrare frågar efter identitetsuppgifter inför eller i samband med incheckningen behöver det alltså inte vara något konstigt.

PASSUPPGIFTER OCH EN PASSKOPIA ÄR INTE SAMMA SAK

Här finns en viktig skillnad.

Att uthyraren behöver vissa uppgifter från ditt pass betyder inte automatiskt att uthyraren behöver spara en bild eller kopia av hela passet.

Den spanska dataskyddsmyndigheten AEPD har behandlat just den här frågan.

I ett ärende gällande ett turistboende i Almería hade gäster blivit ombedda att skicka bilder på sina identitetshandlingar via WhatsApp för att genomföra gästregistreringen.

AEPD bedömde att insamlingen av den fullständiga kopian stred mot principen om dataminimering i GDPR. Myndigheten konstaterade att ett helt identitetsdokument innehåller mer information än vad som behövs för själva registreringen och att en kopia dessutom innebär en onödig risk för exempelvis identitetsmissbruk.

Boendet fick därför krav på sig att sluta begära kopior av identitetshandlingar för detta ändamål och i framtiden endast samla in de uppgifter som faktiskt behövs.

SÅ HUR SKA IDENTITETEN KONTROLLERAS?

Det betyder inte att uthyraren får strunta i att kontrollera vem du är.

AEPD pekar i samma beslut på flera sätt som identiteten kan kontrolleras utan att en fullständig kopia av passet behöver sparas.

Vid en fysisk incheckning kan det exempelvis räcka att uppgifterna jämförs med identitetshandlingen som gästen visar upp.

Vid en incheckning som sker helt på distans kan andra lösningar användas. Det kan bland annat handla om digital identifiering, kontroll mot uppgifter kopplade till betalningen eller säkerhetskoder som skickas till gästens telefonnummer eller e-postadress.

AEPD utesluter inte heller andra tekniska lösningar, så länge de är förenliga med dataskyddsreglerna.

Det viktiga är alltså inte exakt vilken teknik som används. Det viktiga är att uthyraren kan uppfylla sina skyldigheter utan att samla in mer personuppgifter än vad som faktiskt behövs.

MEN OM UTHYRAREN BER MIG SKICKA PASSET PÅ WHATSAPP?

Det behöver inte betyda att du har hamnat hos en bedragare.

Många mindre uthyrare har använt samma rutiner under lång tid och alla har inte nödvändigtvis uppdaterat sina arbetssätt när regler och vägledning förändrats.

Men det är fullt rimligt att stanna upp och fråga varför en bild av hela passet behövs.

Du kan exempelvis fråga om det går att fylla i de nödvändiga uppgifterna i ett formulär eller en säker check-in-lösning i stället.

Du kan också fråga vem som ansvarar för uppgifterna, varför de samlas in och hur de hanteras.

Om förklaringen bara är "vi måste ha en kopia för polisen" finns det anledning att fråga vidare. Skyldigheten att registrera gäster innebär inte i sig ett generellt krav på att samla in och lagra en fullständig kopia av passet.

BRA ATT VETA

Att ett turistboende ber om identitetsuppgifter kan faktiskt vara ett tecken på att uthyraren försöker sköta gästregistreringen korrekt.

Det är därför inte själva frågan om passuppgifter som bör få varningsklockorna att ringa.

Skillnaden ligger i vilka uppgifter som efterfrågas, varför de behövs och hur de hanteras.

VAD KAN DU GÖRA OM DU KÄNNER DIG OSÄKER?

Börja med att fråga vad uppgifterna ska användas till.

Om uthyraren behöver registrera dig som gäst är det en helt rimlig förklaring. Men be gärna om ett annat sätt att lämna uppgifterna om personen vill att du skickar en fullständig passbild via WhatsApp eller vanlig e-post.

Kontrollera samtidigt vem du faktiskt lämnar uppgifterna till. Namnet på uthyraren, boendet och kontaktuppgifterna bör hänga ihop med den bokning du har gjort.

Lämna inte mer information än vad som behövs bara för att någon ber om den.

Och om något känns fel – till exempel om du både ombeds skicka känsliga dokument och göra en betalning till en helt annan person – kontrollera upplägget innan du går vidare.

DET GÄLLER ÄVEN TURISTBOSTÄDER I ANDALUSIEN

Junta de Andalucía är tydlig med att reglerna om registrering av resenärer även gäller viviendas de uso turístico.

Den som ansvarar för ett turistboende i Andalusien måste alltså förhålla sig både till de regionala reglerna för turistbostäder och till den nationella regleringen om gästregistrering.

Junta de Andalucía hänvisar också till SES.HOSPEDAJES som systemet för den information som ska lämnas till myndigheterna.

Det här är därför inte en hotellregel som bara gäller stora hotellkedjor. Den är relevant även när du hyr en lägenhet, villa eller annan turistbostad av en mindre uthyrare.

VAD BETYDER DET HÄR I PRAKTIKEN?

Om någon som hyr ut ett legitimt boende i Spanien frågar efter dina identitetsuppgifter är det alltså i sig inget märkligt.

Tvärtom kan uthyraren ha en laglig skyldighet att samla in och rapportera vissa av dem.

Men nästa gång någon skriver "skicka en bild på passet" finns det en viktig följdfråga:

Behöver ni verkligen hela passkopian – eller behöver ni uppgifterna som står i den?

Det är två helt olika saker.

VERIFIERING AV UTHYRAREN OCH REGISTRERING AV GÄSTEN ÄR OLIKA SAKER

När en bostad publiceras hos oss kontrollerar vi uthyrarens identitet, koppling till bostaden och rätt att hyra ut den. För bostäder där registreringsuppgifter krävs kontrollerar vi även relevanta uppgifter innan publicering.

Det betyder däremot inte att uthyraren slipper sina skyldigheter när en gäst faktiskt bokar och bor i bostaden.

Verifieringen av uthyraren och den lagstadgade registreringen av gäster fyller två olika funktioner.

Som hyresgäst är det därför helt normalt att behöva lämna vissa personuppgifter även när bostaden och uthyraren redan har verifierats.

OFFICIELLA KÄLLOR

Boletín Oficial del Estado – Real Decreto 933/2021 om registrerings- och informationsskyldigheter vid logiverksamhet
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-17461

Ministerio del Interior – Hospedajes y Alquiler de Vehículos / SES.HOSPEDAJES
https://www.interior.gob.es/opencms/es/servicios-al-ciudadano/hospedajes-y-alquiler-de-vehiculos/

Junta de Andalucía – frågor och svar om viviendas de uso turístico
https://www.juntadeandalucia.es/organismos/turismojusticiadesregulacionyadministracionlocal/areas/turismo/registro-turismo/establecimientos-servicios/paginas/faq-viviendas-turismo.html

Agencia Española de Protección de Datos – Resolución PA-00046-2025 om begäran av kopia på identitetshandling vid turistboende
https://www.aepd.es/documento/pa-00046-2025.pdf

Agencia Española de Protección de Datos – vad du kan göra om någon begär en kopia av ditt DNI
https://www.aepd.es/preguntas-frecuentes/1-tus-derechos/3-identificacion-con-dni/FAQ-0116-que-puedo-hacer-si-me-solicitan-una-copia-del-dni